Deux aspects d’une même réalité : les plateformes d’e-commerce et les systèmes d’eProcurement

Par Laurent Desprez, Vice President et General Manager Europe chez Oro Inc.

Deux aspects d’une même réalité : les plateformes d’e-commerce et les systèmes d’eProcurement

Au cours de ces dernières décennies, les méthodes de vente ont radicalement changé, entraînant ainsi l’essor du e-commerce. La technologie a simplifié les processus d’achat en back-office, et la prédominance des outils Digitaux a rendu l’eProcurement plus pratique que jamais. Les workflows B2B Digitalisés ont également engendré de nouvelles méthodes de description des transactions commerciales telles que l’e-commerce, l’eProcurement, les Progiciels de Gestion Intégré (ERP),  les logiciels de Gestion de l’Information Produit (PIM) et les catalogues des venderus (PunchOut).

Confusion entre le e-commerce et l’eProcurement

Les systèmes d’eProcurement et d’ ‘e-commerce sont couramment utilisés dans l’ecommerce B2B. Les moyennes et grandes entreprises et les participants à la chaîne d’approvisionnement les utilisent pour les ventes, le marketing et les achats. Cependant, dans le ecommerce B2B, les relations ne sont pas aussi claires et nettes.  Pour chaque vente réalisée par une partie (l’e-commerce), une autre partie, souvent très différente, effectue un achat (eProcurement). Ce sont les deux aspects (acheteur et vendeur) d’une même réalité.

En plus d’avoir certaines similitudes, l’eProcurement et le e-commerce B2B ont des différences. Les deux possèdent des fonctionnalités qui les rendent uniques. Toutes les plateformes d’e-commerce B2B peuvent gérer des opérations en ligne et c’est également le cas de certaines solutions d’eProcurement. Certains systèmes d’e-commerce peuvent gérer les workflows de demande de devis, mais toutes les solutions d’eProcurement disposent de cette fonctionnalité. Cependant, les similitudes se limitent à ce niveau. En résumé, la plateforme d’e-commerce est conçue pour répondre aux besoins commerciaux du vendeur, tandis que la plateforme d’eProcurement  est développée pour l’acheteur.

Comment fonctionnent les plateformes d’eProcurement ?

L’eProcurement  intègre principalement toutes les activités d’achat et de vente des entreprises sur Internet. Alors qu’une entreprise typique doit envoyer des bons de commande par fax ou fouiller dans des catalogues papier et des listes de prix, l’eProcurement Digitalise toutes ces activités.  Les avantages liés à l’eProcurement sont nombreux pour les entreprises, leurs fournisseurs et les acheteurs. C’est un moyen de faciliter le processus de demande et de paiement tout en réduisant le coût par transaction. Il permet de faciliter les achats des entreprises grâce au e-commerce et offre un moyen de mieux gérer les dépenses. La plupart des solutions d’ eProcurement offrent : Un workflow d’approbation préalable à l’achat, une liste gérable de fournitures préférées/approuvées, un suivi des dépenses, l’édition de bons de commande, la réception des biens/services , etc

Contrairement à un client B2B typique, un acheteur qui utilise l’eProcurement est un client un peu différent. Le vendeur doit faire plus pour satisfaire ce dernier, c’est-à-dire adhérer à un système d’eProcurement à la demande de l’acheteur. Étant donné qu’ils peuvent orienter les achats vers des fournisseurs sélectionnés, les acheteurs ont la possibilité de négocier des meilleurs prix. Les informations peuvent être partagées avec les bonnes personnes.  Le risque de fraude est réduit par la séparation des tâches. Enfin, les employés ont accès à un catalogue pré-approuvé de biens et services dont ils ont besoin à des prix fixes. Par conséquent, les achats, la comptabilité et toutes les autres fonctions connexes sont plus efficaces.

Comment les systèmes de e-commerce s’intègrent-ils ?

Les systèmes de eCommerce sont utilisés par les fabricants, les distributeurs et d’autres entreprises B2B afin de commercialiser et de vendre des biens et des services. Alors que les solutions d’eProcurement sont conçues pour répondre aux besoins de l’acheteur, les systèmes d’e-commerce sont conçus pour répondre aux besoins du vendeur. Cela peut prêter à confusion car les vendeurs ont pour objectif d’offrir aux acheteurs ce qu’ils veulent. Cependant, les vendeurs B2B ont également des exigences élevées ; ils travaillent dans les conditions très strictes de leur secteur. Les solutions axées sur le B2B offrent des fonctionnalités pour : la gestion du contenu, le panier d’achat pour les achats en ligne, la gestion de catalogues personnalisés, les listes de prix multiples, les listes d’achats créées par l’utilisateur, les fonctions de personnalisation des listes de prix et des catalogues, la gestion de la relation client, etc. En résumé, le e-commerce permet aux entreprises d’atteindre une efficacité opérationnelle, marketing et commerciale. Les acheteurs participent à un système d’e-commerce lorsqu’ils remplissent un formulaire de contact, effectuent une commande en ligne ou lorsqu’ils soumettent une demande de devis à partir d’un navigateur web. Les acheteurs s’engagent dans le système e-Commerce parce que cela facilite le processus d’achat. La plateforme d’e-commerce est conçue dans l’intérêt du vendeur afin qu’il communique avec ses clients, développe son entreprise et numérise ses workflows.

Une seule transaction,l’eProcurement vs l’e-commerce

Dans toute transaction commerciale, l’acheteur et le vendeur ont un objectif commun, finaliser la transaction. Cependant ils ont des besoins très différents. Plus le nombre de participants à la transaction est important, plus ces besoins peuvent être différents. C’est pourquoi ils utilisent deux systèmes très différents pour automatiser et digitaliser leurs workflows. Les systèmes d’eProcurement sont conçus pour l’acheteur et les systèmes d’e-commerce sont conçus pour répondre aux besoins des vendeurs. Les deux systèmes ne sont pas interchangeables.

Avantages liés à l’intégration de l’eProcurement et du e-commerce B2B

Dans certains secteurs et modèles de vente, les vendeurs ne doivent pas seulement proposer de bons produits aux clients. Les vendeurs doivent également répondre à des exigences d’achat particulières qui varient d’un client à l’autre. En général, les acheteurs qui utilisent l’eProcurement commencent leur recherche à ce niveau, puis consultent les catalogues des vendeurs afin de poursuivre le processus d’achat.

En intégrant leurs systèmes d’e-commerce B2B et d’eProcurement, les acheteurs et les vendeurs B2B peuvent atteindre leurs objectifs souhaités sans affecter l’autre. L’acheteur peut utiliser son système d’approvisionnement en ligne pour effectuer les achats à partir du site  e-commerce du fournisseur. Le vendeur quant-à lui utilise son propre système qu’il comprend et sait utiliser. Par conséquent, un échange continu de données d’approvisionnement entre l’e-commerce B2B, l’eProcurement, le Progicel de Gestion Intégré (ERP) et d’autres systèmes est nécessaire afin de maintenir la cohérence et la transparence des données d’inventaire, des commandes d’achat, du paiement, de la livraison et des informations de facturation.

La nécessité de l’eProcurement dans l’e-commerce B2B

Contrairement au e-commerce B2C qui essaie de faciliter les achats et de les rendre plus transparents, l’e-commerce B2B a des objectifs quelque peu différents. Étant donné que les acheteurs B2B sont des employés qui effectuent des achats au nom de leur organisation, il est du devoir des entreprises prestataires de services e-commerce B2B de leur faciliter la tâche.

Cependant, comment les utilisateurs de l’eProcurement considèrent-ils l’expérience d’achat ? Qu’ils sélectionnent un fournisseur pré-approuvé ou qu’ils choisissent dans une liste, les acheteurs évaluent d’abord les fournisseurs dans leurs solutions d’eProcurement. Lorsqu’ils choisissent un fournisseur, ils découvrent leur compte personnalisé avec les produits et les prix extraits de la boutique e-commerce. Quand ils ajoutent des produits au panier, la liste d’achats est transférée au système d’eProcurement où le bon de commande et les autorisations nécessaires sont effectués. Ensuite, les informations sont transférées au système d’e-commerce où l’achat est enregistré.

Les entreprises cherchent à automatiser ce processus grâce à un système d’eProcurement  pour réduire les coûts de l’organisation, assurer la cohérence des approvisionnements et la transparence pour toutes les parties prenantes. De plus, cela réduit la saisie manuelle des données et la possibilité d’erreurs, et raccourcit ainsi les cycles d’achat. Il n’est pas surprenant que de nombreux acheteurs B2B évaluent les vendeurs B2B en fonction de leur expérience en matière d’e-commerce et de la capacité d’intégration au système d’eProcurement de leur choix. Il est important de comprendre que de nombreux utilisateurs de solutions d’eProcurement ont investi dans leurs systèmes, et que les entreprises qui disposent de solutions d’e-commerce flexibles et capables de s’y intégrer ont un avantage concurrentiel.